Teljesítményértékelés és szervezetfejlesztés a nem kutatói munkaerő állomány számára az Agrártudományi Kutatóközpontnál

A martonvásári központú, az Eötvös Loránd Kutatási Hálózat tagjaként működő Agrártudományi Kutatóközpont (ELKH ATK) (http://www.atk.hu) 2021 novemberében bízta meg cégünket teljesítményértékelési rendszer bevezetésével és szervezetfejlesztéssel. Ennek oka sokrétű volt: egyrészt az ATK irányító szerve, az Eötvös Loránd Kutatási Hálózat (ELKH) évek óta maga is egy jól kidolgozott teljesítményértékelési rendszerben gondolkodik, másrészt az ATK vezetői is elkötelezettek egy objektív és igazságos értékelés, illetve az ezen alapuló szervezetfejlesztés mellett. Az ELKH szervezeteiben a kutatói munkakörben foglalkoztatottak tudományos teljesítményét scientometriai adatok segítségével mérik, azonban a nem kutatói állomány esetében másféle értékelési rendszer szükséges. Egy egyszerűbb kérdőíves forma nem felel meg a mai, modern követelményeknek, ezért egy kompetencia alapú teljesítményértékelési rendszert (TÉR) alakítottunk ki 360 fokos mérési módszerrel.

A TÉR működését meghatározza a szervezeti kultúra, a vezetők és a kollégák hozzáállása. Az ATK esetében az utóbbi években komoly rugalmasságot igényelt a munkavállalóktól a fenntartó intézmény megváltozása, az egyik tag intézet kiválása és a vezetői állomány, valamint a munkatársak fluktuációja. A TÉR kialakítása abban a stratégiai pillanatban történt, amikor a vezetőség és a munkaerő-állomány már hónapok óta stabil és állandó volt, így a vezetők és a munkatársak is rendelkeztek elég ismerettel ahhoz, hogy értékeljék beosztottjaikat és munkatársaikat.

A „Teljesítményértékelés és szervezetfejlesztés a nem kutatói munkaerő állomány (38 fő) számára” című projekt 2021 novemberétől 2022 április közepéig tartott és 2 ütemben zajlott. A közel fél éves intenzív munka során az ATK-val együtt közösen megfogalmaztuk a célokat és rögzítettük az elvárásokat. Ehhez alakította ki cégünk azt a folyamatmodellt, amelyben haladtunk a különböző, egymásra épülő tevékenységekkel. Ennek keretében szükség volt átfogó szervezeti elemzésre, kompetencialapú munkakörelemzésre, RaDAr/INRO kompetenciamérő rendszer segítségével a meglévő munkaerő állomány fejlesztésére, illetve egy 360 fokos teljesítményértékelési rendszer kialakítására és megvalósítására, valamint az eredményeken alapuló szervezetfejlesztésre.

Az 1. ütemben a szervezet egészére vonatkozó Komplex kérdőív összeállítása, lekérdezése és az elemzés elkészítése zajlott, melyről írásos jelentés készült a vezetőségnek. A komplex kérdőív segítségével helyzetfelmérés készült, amely alkalmas arra, hogy felmérje a szervezet egységeiben dolgozó kollégáknak a szervezethez, a munkakörükhöz és a kollégáikhoz való viszonyát, valamint támpontokat adjon a várható viselkedésük megértéséhez is. Ezután történt meg a munkakörelemzés, és értékelés, mely során a kapott munkaköri leírások elemzése, majd táblázatos és szöveges formájú jelentés elkészítésére került sor.

Ezek után tanácsadóink segítségével létrehoztuk a kompetenciaalapú munkaköri leírásokat oly módon, hogy a megkapott munkaköri leírásokat egy új, kompetencia-alapú modul beiktatásával alkalmassá tettük arra, hogy a szervezetnél lehetővé váljon a karriertervezés, mint a motiváció egyik hatékony formájának bevezetése.

Az ATK-nál történő fejlesztés 2. ütemében a RaDAr/INRO kompetenciamérő rendszer segítségével egyéni kompetenciamérés történt, melynek eredményeként a kitöltők megkapták egyéni eredményeiket szöveges és radardiagram formájában is, valamint a vezetés számára elkészült egy célirányos elemzés az egyéni eredmények alapján, ami tartalmazta a jellegzetes mintázatokat, erősségeket, kockázati elemeket, erre építve fejlesztési irányokat. A kitöltők számára lehetőséget biztosítottunk 10-15 perces egyéni konzultációra annak érdekében, hogy személyes eredményeik alapján felmerülő kérdéseiket tisztázzák.  Ennek a szervezeti haszna a személyes fejlesztés fókuszba állítása, az egyén bevonódásának növelése. Fontos a személyes felelősség erősítése a saját fejlődésben, ami elvezet a munkavégzés minőségének fejlődéséhez. A vezetés ehhez kapott olyan elemzést, amely a kitöltők erősségeit és a számukra javasolt fejlesztési irányokat tartalmazza.

Ezután történt 38 fő számára a Teljesítményértékelési rendszer (TÉR) kidolgozása és a 360 fokos értékelés megvalósítása. A folyamatot egy vezetői műhelymunkával kezdtük, melynek során a kompetenciamátrix közös értelmezése után meghatározásra kerültek az egyes kompetenciák, melyeket három csoportba soroltunk: alapkompetenciák, szakmai kompetenciák és vezetői kompetenciák. Az alap- és vezetői kompetenciák meghatározása mindenkire egységesen történt. Ez utóbbi természetesen csak azokra a kollégákra vonatkozott, akik irányítanak másokat, vezetői beosztásban dolgoznak. A szakmai kompetenciákat a vezetők határozták meg, az ő döntésük alapján e kompetenciák munkakörönként eltérőek voltak annak érdekében, hogy a lehető legjobban tükrözzék a szervezet elvárásait az adott munkakörre vonatkozóan.

A kialakított kompetenciamátrix ismeretében minden kolléga számára elkészítettük azt az egyénre szabott értékelő kérdőívet, mely az önértékelésen kívül a vele egy szinten dolgozó kollégák, a közvetlen felettes, és ha vannak beosztottak, akkor az ő véleményük felmérését tette lehetővé.

Az ATK vezetői határozták meg, hogy az értékelés során ki kit értékeljen. A kérdőívet elektronikus úton, töltötték ki a kollégák. A felmérés anonim módon zajlott, az egyéni válaszok semmilyen formában nem kereshetők vissza.

Az adatfelvétel alapján elkészítettük az egyéni visszajelzéseket, készítettünk szervezeti szintű elemzést, és javaslatokat fogalmaztunk meg egyéni, osztály és szervezet szintjén is. Az egyes kompetenciák fejlesztésére fókuszáltunk, mit tehet az egyén saját fejlődése érdekében és mit tehetnek a vezetők csapatuk fejlesztése érdekében.

Az ATK-ban zajló folyamatok közül az utolsó a Szervezetfejlesztés volt, amely érdekében 3 workshopot tartottunk. Az első alkalommal összegeztük a korábbi felmérések eredményeit és az ATK vezetői kiválasztották a továbbiakban alkalmazandó módszereket: a 7S modellt és a SWOT analízist. A második workshopon a 7S elemzése egy Stratégiai Cafe formájában az ATK vezetőivel és a delegált kollégákkal együtt, közösen zajlott. Nagyon jó hangulatban telt napot zártunk, a visszajelzések alapján a beosztott kollégák is rendkívül hasznosnak tartották a közös gondolkodást. A kapott eredmények alapján tanácsadóink a szervezet erősségeit és gyengeségeit tükrözték vissza a 3. workshopon, ahol a SWOT külső tényezőinek feltárását is elvégeztük. Végül a célok strukturálásával eljutottunk a sürgős és fontos feladatok kimondásáig, ezzel a stratégiai irány kijelölésével, az ATK legfontosabb stratégiai feladatai az alábbiak lettek: 

1. Koherens és konzekvens működési rend kialakítása.

2. Az intézetek és szervezeti egységek integrációja, elsősorban szemléletformálás formájában. 

3. A szolgáltatói attitűd fejlesztése mindhárom ATK-hoz tartozó intézet felé egyenlően. 

4. Vállalati kultúra fejlesztése, az ATK-s identitás kialakítása.

Ezek olyan konkrét, a közeljövőben megvalósítható célok, amelyeket mind az ATK vezetése és a munkatársak is elfogadtak. Bízunk abban, hogy ennek szellemében hamarosan folytatódhat a közös, eredményes munka.